Prérequis

Vous devez maîtriser les Cours N° 1 à 4 avant de suivre ce cours

L'auteur

Aurélie ARROT

Certifiée Microsoft specialist Word
Habilitée B2i Adultes

WORD

Cours suivants :

COURS 1 : Mise en forme

COURS 2 : Les tabulations

COURS 3 : Les styles

COURS 4 : Tables des matières automatiques

COURS 5 : Le publipostage (mailing)

COURS 5 : Les publipostage (mailing)


 

 

LES OBJECTIFS :
Comprendre le publipostage, créer une source de données ou utiliser une source existante - Préparer le document principal (modèle), insérer des champs de fusion - Fusionner le document et le fichier de données.

PUBLIC VISE : Tout utilisateur confirmés sur Word

 

 

PROGRAMME

 

Un publipostage combine un document standard, comme une lettre type, avec des infos personnalisées, comme des noms et adresses, pour créer un jeu de documents personnalisés.

Les différentes parties d’un publipostage sont :

  • Document principal
  • Source de données
  • Documents personnalisés


  • Lorsque vous réaliser un publipostage, vous fusionnez un document contenant un texte standard avec un autre doc contenant des données individuelles.

    Explication du fonctionnement du publipostage sous Word

    • Commencer par créer le document principal, enregistrez-le comme un modèle que vous pourrez réutiliser à votre guise.
    • Vous pouvez créer une source de données ou en utiliser une existante (fichiers Excel, base de données Access)
    • Placer les champs à fusionner dans le document principal. On les appels les champs de fusion, ils correspondent aux rubriques du fichiers de données (noms, prénoms, adresses, …etc.)
    • Lancer la fusion : cela va remplacer les champs que vous avez placé par les données de la source de données. Vous aurez donc un document par lignes de données, par exemple un document par noms.


    Saisissez le document suivant :



    Enregistrez votre document en tant que modèle.

    Ainsi, vous retrouvez votre modèle, au moment de créer un nouveau document, dans la rubrique PERSONNEL.
    Sélectionnez votre modèle.
    Un nouveau document s’ouvre, il s’agit d’une copie du modèle, d’ailleurs Word nous indique en haut en titre : « document… ».
    Nous allons travailler sur cette copie et la fusionner avec une source de données que nous allons créer.

    Lancer l'assitant publipostage

    Cliquez sur l’onglet publipostage, puis sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage. Sélectionnez l’option Assistant Fusion et publipostage pas à pas…

    lancer l'assistant de fusion et publipostage dans word

    Le panneau publipostage apparaît sur votre droite. On vous demande de sélectionner le type de document sur lequel nous allons travailler. Cochez « Lettres ».

    En bas du panneau, Word nous indique le nombre d’étapes pour le publipostage : 6. Nous en sommes à la 1ère. Cliquez sur Suivante : Document de base pour passer à la suite.

    1ère étape de l'assistant de fusion et publipostage dans word

    Dans l’étapes suivante Word nous demande de sélectionner notre document de base.
    Cochez « Utiliser les document actuel »
    Cliquez sur suivante : Sélection des destinataires

    2ème étape de l'assistant de fusion et publipostage dans word

    C’est le moment de Sélectionner la source de données. Word vous donne le choix entre utiliser une source existante, un fichier Excel par exemple, utiliser une liste de contact Outlook (la messagerie de Microsoft) ou créer une nouvelle liste.

    Cochez « Saisie d’une nouvelle liste »
    Puis cliquez sur « Créer »

    3ème étape de l'assistant de fusion et publipostage dans word

    Voici la liste que nous allons créer :



    Nous sommes sur la boîte de dialogue permettant de créer une liste de données. Word nous propose par défaut un certain nombre de rubriques : Titre, Prénom, Nom, … . Cependant, dans notre cas nous n’avons pas besoins de toutes les rubriques qu’il nous propose.

    Cliquez sur Personnaliser colonnes…

    Sélectionnez les rubriques inutiles et cliquez sur supprimer.
    Vous supprimerez :

    Nom de la société, Adresse Ligne 2, Département, Pays, Téléphone personnel, Téléphone professionnel, Adresse de messagerie.

    Personnaliser la liste de données de publipostage sous Word

    Renommer « Adresse Ligne 1 » en « Adresse1 »

    Ajouter la rubrique Nbcdev

    Utiliser les boutons Monter et Descendre pour placer les rubriques dans le même ordre que le tableau ci-dessus.



    Une fois les rubriques dans le bon ordre, remplissez la liste avec les données du tableau ci-dessus.
    Cliquez sur Nouvelle entrée pour insérer une nouvelle ligne.

    Lorsque vous aurez saisir toute votre liste, cliquez sur OK.
    Word vous demande un nom pour enregistrer votre liste, nommez-là « MaisonDuLivre » et cliquez sur OK.



    Vous ne voyez pas cette étape, mais Word enregistre votre liste dans un dossier à lui : Mes sources de données, au format Access. D’où l’icône avec la petite clé rouge. En effet pour Word, votre liste est une base de données, et le logiciel Microsoft qui gère les bases de données s’appelle Access, c’est pour cela qu’il enregistre votre liste au format Access (.mdb).

    Word revient sur votre liste enregistrée, cliquez sur OK. Pour fermer cette fenêtre.
    Vous devez voir apparaître le nom de votre liste dans la partie « Utilisation d’une liste existante ».
    Vous remarquerez que Word indique bien « MaisonDuLivre.mdb ».

    Cliquez Suivante : Ecriture de votre lettre



    Placer les champs de fusion

    Nous allons placer nos champs de fusions.
    Dans notre cas il y’a 2 façons de procéder. Nous pouvons soi placez nos champs un à un en cliquant sur Autres éléments :

    Inserer un champ de fusion dans un modèle Word pour un publipostage

    Soit placer directement un Bloc D’adresse. Nous choisirons cette 2ème option.
    Dans votre document supprimer les éléments « Titre » à « Ville », puis restez positionné à cet endroit.
    Cliquez sur Bloc d’adresse.



    Vous pouvez changer le format, mais dans notre cas nous resteront sur le format proposé par défaut. Cliquez sur OK.

    Word à placer le bloc d’adresse là où nous étions positionnés.



    Word à placer le bloc d’adresse là où nous étions positionnés.
    En cliquant sur Autres éléments, placer le champ titre en début de lettre, puis placer le Nbcde dans la lettre
    Cliquez sur Suivante : Aperçu de vos lettres

    Vous avez un aperçu du publipostage. Vous pouvez faire défiler les destinataires dans la partie aperçu de vos lettres.

    Vous observerez l’aperçu du résultat sur votre document, les destinataires changent automatiquement.

    aperçut des résulats d'un publipostage dans un document Word

    Terminer le publipostage :

    Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion

    Si vous cliquer sur imprimer, vous allez lancer l’impression des documents fusionné pour chaque destinataire.

    Si vous cliquez sur Modifier les lettres individuelles, vous allez pourvoir enregistrer un document avec toute les lettres fusionnées pour les imprimer ultérieurement. Nous choisirons cette 2ème option.

    Nous laisserons l’option « tous » cochée. Mais vous pourriez décider d’enregistré la fusion de l’enregistrement en cours seulement, ou de certains enregistrements seulement.

    Cliquez sur OK.

    Vous avez maintenant un document contenant la lettre fusionnée.
    Vous pouvez faire défiler les pages pour vérifier.



    Vous remarquerez également que Word à créer un nouveau document avec pour titre Lettres1

    Enregistrez Lettres1.
    Votre publipostage est terminé.

     

    EXERCICES ET TUTOS

    Publipostage

    EXERCICE : Jardin et Loisirs exercices

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    SARL AAT's

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